Ogni attività realizzata in azienda è scomponibile in singole azioni che, realizzate in sequenza, portano alla sua corretta esecuzione. Questa sequenza è, di fatto, un processo di lavoro.
Quando parliamo di workflow parliamo di un flusso di lavoro, ovvero di un processo lavorativo razionalizzato e suddiviso in task, eventi, azioni e interazioni. Questi workflow possono coinvolgere una o più persone e sono pensati per agevolare le attività aziendali e fornire un effettivo valore aggiunto.
Automatizzare le attività e rendere possibile la loro esecuzione in autonomia – anche se si parla di processi complessi, spot o ripetitivi – porta, infatti, notevoli vantaggi all’azienda:
- Un grande risparmio di tempo, che può essere dedicato allo sviluppo di altri progetti;
- Un contenimento dei costi operativi necessari allo svolgimento dei singoli task;
- Un’alta riduzione del margine di errore.
Ma come si implementa, nel pratico, l’uso di workflow in azienda?
La persona in azienda incaricata di progettare il workflow ha a disposizione appositi soluzioni software, molto flessibili e in grado di adattarsi ai più diversi campi di applicazione: grazie alla suite di strumenti disponibili, il progettista sarà in grado di inserire in sequenza task chiari e dettagliati.
Una volta terminato lo sviluppo del workflow, un operatore sul campo potrà visualizzarlo sul proprio device – sia questo uno smartphone, un tablet, un pc o uno smart glasses – ed eseguire i singoli task, prendere decisioni, caricare contenuti, inserire informazioni ecc. fino al termine del processo.
È anche possibile creare dei template, ovvero dei modelli di progetti standard che possono essere salvati e riproposti interamente o come base per workflow successivi.
Completato il processo, il software elabora un report completo dei vari task realizzati e lo invia al personale responsabile per l’analisi di quanto fatto, statistica o semplice archiviazione. La possibilità di poter analizzare un workflow portato a termine, poter esaminare i vari passaggi ed eventualmente correggere eventuali criticità rappresenta un ulteriore valore aggiunto ai fini dell’ottimizzazione del lavoro in azienda.
